Executive Assistant – Project Manager

Als (junior of senior) Executive Assistant bouw je mee aan de verdere groei van deze dynamische, internationale praktijk Technology, Media & Telecommunications. Met jouw ervaring op het gebied van projectmanagement ben je uitstekend in staat de projecten van jouw team te coördineren zodat zij binnen de gestelde deadlines succesvol kunnen worden afgerond.

Functie en organisatie

Ten behoeve van een ambitieuze en gedreven consultant zoeken wij een gestructureerde, proactieve assistent. Iemand die in staat is om toezicht te houden op een grote verscheidenheid aan activiteiten in een internationale, intelligente omgeving. Je blinkt uit in plannen en organiseren en je hebt een scherp oog voor detail. Je hebt een goed gevoel voor humor, je bent sterk in tekst en taal en hebt passie voor het ondersteunende vak.

Wat doe je zoal?

• Complex agendabeheer t.b.v. consultant
• Voorbereiden van alle werkzaamheden t.b.v. de uitvoering van een opdracht van begin tot eind; offertes, opdrachtbevestigingen, functieprofielen, tussentijdse rapporten, presentaties kandidaten, referenties, close out letters, correspondentie tussen klanten en kandidaten
• Afsluiten van afgeronde projecten, archiveren van het betreffend dossier op de juiste manier
• Nauwe samenwerking met cliënten bij projecten en het coördineren van de werkzaamheden en planning
• In overleg met cliënten plannen van interviews met kandidaten en het maken van benodigde hotelreserveringen etc.
• Assistentie bieden bij hotelreserveringen, vliegreizen, routebeschrijvingen e.d.
• Voorbereiden facturatie cliënten, monitoren accounts receivables, onkostenoverzicht consultant bijhouden en kosten toewijzen aan specifieke projecten
• Assisteren bij algemene officetaken als receptie, telefoon, ondersteunen van diverse consultants, redigeren van teksten, meetings opzetten, speciale projecten, sociale activiteiten etc.

Onze opdrachtgever is een van ’s werelds grootste executive search bureaus met 70 kantoren in 30 landen en meer dan 300 consultants. De organisatie kenmerkt zich door kwaliteit, betrokkenheid en een grote klantgerichtheid. De cultuur laat zich omschrijven als informeel, een opendeurencultuur met korte en directe communicatielijnen. Sleutelwoorden: Internationaal, dynamisch, teamgeest, oog voor de mens, hardwerkend, professioneel.

Vanuit het kantoor Amsterdam zijn ongeveer 45 mensen werkzaam.

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je hebt:

• Min. HAVO/VWO aangevuld met een afgeronde HBO opleiding
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een projectmatige rol en/of als executive assistant binnen een internationale, professionele werkomgeving
• Ervaring met projectmanagement
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (must!)
• Uitstekende beheersing van MS Office
• Uitstekende proofreading vaardigheden in Nederlands en Engels
• Sterke analytische, communicatieve (mondeling en schriftelijk) en organisatorische vaardigheden
• Ervaring met het werken met een database
• Een onafhankelijke, proactieve werkwijze
• Een goed gevoel voor humor

Je bent:

• Verzorgd, energiek en vrolijk
• Sterk klantgericht
• Organisatiesensitief
• Discreet en integer
• Proactief
• In staat om grote volumes weg te werken, vaak onder druk, binnen krappe deadlines
• Een echte multi-tasker
• Een teamspeler met een “can do” mentaliteit
• Goed in prioriteiten stellen en overzicht houden
• Professioneel en betrokken

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Verzorgde, zakelijke omgeving; teamspirit en oog voor de mens
• Geen 9 tot 5 mentaliteit
• In-house lunch
• 26 vakantiedagen per jaar
• Een salaris tot maximaal € 4.000 op fulltime basis afhankelijk van leeftijd en ervaring
• 8% vakantiegeld
• Bonus afhankelijk van het bedrijfsresultaat en individuele inzet
• Contributie pensioenvergoeding 3,8% van het jaarinkomen
• Flexibel in werktijden in overleg met jouw team
• Hybride werken (min. 60% op kantoor)
• Euro 42,50 bijdrage aan ziektekostenverzekering
• Levensverzekering voor werknemers die meer dan 30 uur werken
• Jaarcontract met de intentie deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.